Más de 15 consejos sobre cómo mejorar las habilidades de comunicación

Comunicarse implica más que simplemente intercambiar información. Para ser un comunicador eficaz, debe comprender a su audiencia, medir su tono y volumen, observar su lenguaje corporal y aplicar algunas otras habilidades de comunicación. Este artículo explica no solo lo que constituye una comunicación eficaz, sino que también presenta las habilidades necesarias para ser un comunicador eficaz.

Tabla de contenido

• 1 Habilidades básicas de comunicación efectiva
  • 1.1 Planifique y prepare lo que va a decir
  • 1.2 Conozca a su audiencia
  • 1.3 Use el lenguaje corporal de manera efectiva
  • 1.4 Establezca un buen tono y ritmo al hablar
  • 1.5 Práctica
• 2 Habilidades auditivas para una comunicación eficaz
• 3 Convertirse en un gran comunicador eficaz
  • 3.1 Expresar aprecio y elogio
  • 3.2 Conéctese a su (s) oyente (s)
  • 3.3 Mantente positivo
  • 3.4 Centrarse en el resultado deseado
  • 3.5 Dar y solicitar comentarios
  • 3.6 Asumir las mejores intenciones
  • 3.7 Seguimiento después de su comunicación
• 4 Comunicación escrita eficaz
  • 4.1 Mantenga notas precisas
  • 4.2 Programe sus respuestas
  • 4.3 Leer y responder a toda la comunicación
  • 4.4 Revisar las respuestas para ver si hay ortografía y gramática correctas
• 5 barreras para una comunicación eficaz
  • 5.1 Publicaciones relacionadas

Algunas habilidades de comunicación interpersonal se aplican en todas las situaciones. Otros solo se aplican a su carrera o en su vida personal. Si tiene uno de los siguientes problemas en el trabajo, probablemente necesite mejorar sus habilidades de comunicación.

• Herir los sentimientos de los demás
• Ser malinterpretado con frecuencia
• Problemas cuando se requiere trabajo en equipo
• Falta de avance profesional

Las malas habilidades de comunicación a menudo causan problemas maritales. Es posible que desee tener mejores conversaciones en su vida social o mejorar su capacidad para comunicarse en el trabajo. Cualesquiera que sean sus necesidades de comunicación efectiva, la siguiente información lo ayudará a determinar si tiene habilidades de comunicación efectivas y mejorar aquellas que considere ineficaces.

Habilidades básicas de comunicación efectiva

Ya sea que se esté comunicando uno a uno o presentando un mensaje a un grupo, existen ciertas habilidades básicas de comunicación efectiva que son aplicables en cada situación de habla. Vea cuál de las siguientes habilidades de comunicación efectiva ya posee y agregue las que le faltan.

Planifique y prepare lo que va a decir

Planifique presentaciones grupales y conversaciones personales con anticipación. Aunque es deseable una presentación que parezca espontánea, hasta que desarrolle esta habilidad, no hay nada de malo en confiar en un guión. Si es necesario comunicarse en el lugar, haga una pausa y tómese un momento para pensar antes de hablar. Cuando se involucre en la comunicación, siempre hable de manera clara y honesta, ya que se ganará el respeto de quienes lo escuchen.

Piense en lo que puede compartir en conversaciones personales. Las historias divertidas siempre funcionan bien, especialmente si se trata de algo que te ha sucedido recientemente. Manténgase alejado de temas controvertidos (política, religión, etc.) y asegúrese de darle a la otra persona la oportunidad de hablar. Las preguntas funcionan bien, solo manténgalas ligeras y relativamente no personales.

Asegúrese de usar solo palabras con las que esté familiarizado. Si está escribiendo una presentación, revise la gramática y la ortografía antes de presentarla. Su objetivo es que su audiencia lo entienda fácilmente.

Conozca a su audiencia

Lo que dice y cómo lo dice es más efectivo si está diseñado para la audiencia a la que está hablando. Debe utilizar un tono y estilo de comunicación diferente con su familia, su jefe y sus compañeros de trabajo. Las conversaciones son diferentes con amigos y con aquellos que no conocemos. Los comunicadores eficaces saben cómo mantener la atención de los oyentes y respetar su perspectiva al hablar.

Use el lenguaje corporal de manera efectiva

Incluso cuando no está hablando, se comunica constantemente con su lenguaje corporal. Si aprende a usar el lenguaje corporal de manera eficaz y lee el lenguaje corporal de los demás, podrá comunicarse. Por ejemplo:

• La falta de contacto visual muestra distracción o desinterés.
• Los suspiros y los bostezos suelen ser signos de cansancio o aburrimiento mental o físico.
• Los brazos cruzados o el golpeteo de pies o dedos indican que usted o su oyente no están involucrados en la conversación o están enojados.

Estas señales no verbales indican que usted o su oyente no están abiertos a una comunicación productiva.

Utilice su lenguaje corporal, como las expresiones faciales, la postura y los movimientos corporales, para agregar contenido al mensaje y reforzar lo que está diciendo. El simple hecho de asentir o negar con la cabeza puede agregar significado al contenido. Además, considere la edad, el estado emocional y los antecedentes culturales de sus oyentes.

Establezca un buen tono y ritmo al hablar

Utilice el volumen y el tono adecuados para una comunicación eficaz. Habla lo suficientemente alto cuando te dirijas a un grupo para que te escuchen, pero baja el tono en una conversación privada. Su tono de voz también debe reflejar emoción; nunca hables en un tono monótono. Su tono debe ser diferente para diferentes edades, tamaños de grupo y temas de comunicación.

Los comunicadores eficaces saben cómo llevar el ritmo de su discurso. Habla con claridad, enunciando cada palabra. Si necesita hacerlo, haga una pausa para ordenar sus pensamientos. Recuerde que el silencio no es necesariamente algo malo; quieres tener el control de lo que dices.

Práctica

La mejor forma de mejorar sus habilidades comunicativas es practicar. Elija situaciones de bajo riesgo para practicar las habilidades que está aprendiendo hasta que se sienta cómodo con un grupo más grande. Las situaciones sociales en las que no conoce a muchos participantes son un buen punto de partida. Observe las reacciones de sus oyentes para determinar qué tan bien está utilizando la comunicación efectiva. Las siguientes secciones discutirán la importancia de una buena habilidad para escuchar para una comunicación efectiva y compartirán cómo desarrollar esas habilidades.

Habilidades auditivas para una comunicación eficaz

Los comunicadores eficaces se dan cuenta de que la conversación implica hablar y escuchar de forma eficaz. Aprenda a participar en lo que dice el hablante desarrollando las siguientes habilidades

• Concéntrese completamente en el hablante.
• Comprende las emociones que se comunican.
• Busque señales no verbales: tono y volumen de voz, lenguaje corporal, etc.
• Aprovecha tus habilidades físicas:
• Escuche con su oído derecho para activar el lado izquierdo de su cerebro, que procesa la comprensión emocional y del habla.
• Párese derecho con la barbilla hacia abajo para captar las frecuencias más altas del habla.
• Inclina o inclina la cabeza hacia el altavoz.
• No interrumpa, espere hasta que la persona que habla haya terminado con su pensamiento.
• Responda a lo que se dice con asentimientos, sonrisas y comentarios cortos, como '¿De verdad?' 'Ya veo', etc.

No tienes que estar de acuerdo con todo lo que dice una persona. Sin embargo, debe mostrar respeto por las opiniones de los demás. La escucha activa no solo implica prestar atención a lo que se dice, sino dejar de lado los juicios y responder objetivamente a la comunicación de los demás. Ahora veremos cómo un comunicador eficaz responde y se vincula con los demás.

Convertirse en un gran comunicador eficaz

Los comunicadores de gran éxito saben cómo responder eficazmente a la comunicación de los demás. Hacerlo ayuda a formar un vínculo, si no con el comunicador, con el contenido de su mensaje. El comunicador verdaderamente eficaz hace un esfuerzo adicional, no solo aprovechando al máximo cada conversación en la que participa, sino también brindando a sus oyentes una experiencia memorable. Los siguientes consejos le ayudarán a convertirse no solo en un comunicador eficaz, ¡sino en uno excelente!

Expresar aprecio y alabanza

Siempre que hable con un grupo o se involucre en una conversación larga, exprese su agradecimiento por el tiempo que sus oyentes le brindan. Además, reconozca, comente o felicite cualquier entrada que aporten sus oyentes. Hacerlo ayuda a construir una buena relación, una característica importante de la comunicación eficaz.

Conéctese a su (s) oyente (s)

Este concepto lleva a conocer a su audiencia a un nivel nuevo y mayor. El lugar de la conversación o el discurso, el tema e incluso la apariencia de sus oyentes pueden proporcionar pistas que le permitan conectarse a nivel personal. Solo asegúrese de evitar temas controvertidos como la política y la religión.

Mantente positivo

Los comunicadores eficaces saben la importancia de mantener una actitud positiva. Para hacerlo:

• Evite el negativismo o las quejas.
• Observe el lenguaje para asegurarse de que no se utilicen palabras o frases críticas y agresivas.
• Si debe expresar su disgusto o preocupación, hágalo con palabras amables y alentadoras: un desafío, pero posible.

Centrarse en el resultado deseado

Un comunicador eficaz sabe qué resultado quiere lograr antes de comenzar a comunicarse. Hacerlo le ayuda a permanecer en el tema y cambiar la dirección de la conversación, si es necesario. Defina lo que desea lograr antes de comenzar a hablar. Por ejemplo, eres:

• Transmitiendo hechos
• Necesidad de resolver un conflicto
• Buscando consejo
• Vinculación social

El resultado que desea lograr determina el flujo y el contenido de la conversación.

Dar y solicitar comentarios

Pedir opiniones y comentarios ayuda a confirmar la comunicación exitosa, al hacerle saber que lo han escuchado y comprendido. Utilice preguntas y frases como:

• Entonces, has aceptado. . .
• Suena como si estuvieras diciendo. . .
• Qué quieres decir . . .?
• ¿Te estoy entendiendo correctamente?

Aclarar que el oyente se conecta con lo que está diciendo es imperativo para una comunicación eficaz. También puede repetir las últimas palabras de la otra persona para mantenerse comprometido y confirmar que está escuchando.

Asume las mejores intenciones

A veces es difícil determinar el tono deseado de la comunicación de alguien. Asumir que los oradores y los oyentes tienen buenas intenciones evita la ira y la animosidad. Esto es especialmente importante con la comunicación escrita, ya que no puede evaluar las señales no verbales. Si cree que la comunicación está diseñada para enojarlo o molestarlo, lo mejor es responder con comprensión y amabilidad. Si lo desea, puede solicitar una aclaración sobre el motivo y la intención de la comunicación del orador.

Seguimiento después de su comunicación

Un gran comunicador conoce la importancia del seguimiento después de una presentación o conversación. Al final de cualquier comunicación, aclare las acciones futuras y la responsabilidad. Esto incluye:

• Evaluación de respuestas
• Confirmando plazos
• Aclarar responsabilidades
• Establecer expectativas

Termine su conversación expresando su agradecimiento, con una sonrisa y una palabra de bondad, si es relevante y apropiado. Hacerlo abre la puerta para una comunicación efectiva con su (s) oyente (s) en el futuro.

Comunicación escrita eficaz

Mantenga notas precisas

Los comunicadores eficaces conocen los peligros de no escribir las cosas. No importa lo buena que crea que es su memoria, existe la posibilidad de olvidar los puntos destacados después de hablar o escuchar a los demás. Si la idea de usar lápiz y papel le da vergüenza, envíe un mensaje de texto o tome notas electrónicas. Recuerde agregar la fecha de la conversación y con quién fue.

Programe sus respuestas

Responda lo antes posible a mensajes de texto, correos electrónicos y mensajes telefónicos y escritos. A muchas personas les resulta conveniente reservar una hora específica del día para responder a todas las comunicaciones al mismo tiempo. Otros pueden hacerlo cada dos o tres horas. Elija un horario que funcione para usted y cúmplalo. Si lo hace, será más fácil para las personas con las que se comunica regularmente saber cuándo esperar su respuesta.

Leer y responder a toda la comunicación

Evite leer o escuchar solo una parte de la comunicación, ya que se producen malas interpretaciones y respuestas mal entendidas. Además, se requiere tiempo adicional para aclarar los problemas creados por una lectura insuficiente de la comunicación escrita. Sus respuestas deben ser claras, concisas y constar de listas numeradas y viñetas según corresponda. Una comprensión clara derivada de una lectura completa, junto con una respuesta rápida, clara y concisa, evita los malentendidos y la apariencia poco profesional.

Revise las respuestas para ver si hay ortografía y gramática correctas

Cuando cree un mensaje o respuesta por escrito, lea atentamente lo que ha escrito y compruebe si hay errores ortográficos y gramaticales. Además, asegúrese de que su mensaje comunique claramente lo que quiere decir con precisión. Un documento mal redactado no logrará su objetivo de ser un comunicador eficaz.

Las barreras a la comunicación efectiva

Existen algunas barreras para la comunicación interpersonal efectiva que uno debe conocer y evitar. Considera lo siguiente:

• Distracciones . Guarde su teléfono celular. Si es necesario, muévase a un lugar más tranquilo.
• Rellenos de conversación innecesarios . Decir “um”, “ya ​​sabes” u “oh” repetidamente a lo largo de la conversación destruye el interés de tu oyente.
• Falta de empatía . Los oyentes pueden determinar si te falta empatía y tus palabras pierden importancia para ellos.
• Pérdida de autocontrol . Si parte de una conversación lo enoja y no puede mantener su autocontrol, tómese un descanso si es necesario para calmarse.
• Estrés . Los sentimientos de estrés inhiben la comunicación eficaz. El estrés puede ser el resultado del nerviosismo al presentarse frente a un grupo grande o al hablar con una persona que no conoce. Respire profundamente, reorganice sus pensamientos y continúe cuando esté relajado.

Las buenas habilidades de comunicación ayudan a uno tanto en su vida personal como profesional. Las habilidades de comunicación efectivas mejoran sus habilidades para interactuar de manera más profesional con los demás. Se pueden aprender y mejorar las habilidades de comunicación tanto verbal como escrita. Seguir la información y los consejos de este artículo mejorará sus habilidades de comunicación personal por escrito y hablado tanto en situaciones comerciales como sociales. Eso es posible aprender a comunicarse de manera eficaz.