¿Qué es el modelo y los pasos del proceso de comunicación?

Siempre que dos o más personas intercambian mensajes, participan en el proceso de comunicación básico. Suena simple, ¿no? Sin embargo, el proceso de comunicación es bastante complejo. No solo tiene varios componentes, sino que la claridad y el contexto del mensaje pueden verse influidos positiva o negativamente por varios factores.

Es importante comprender el proceso de comunicación para poder comunicarse de manera efectiva y evitar malas interpretaciones. En este artículo, veremos los componentes de la comunicación y el modelo de proceso de comunicación. Luego, exploraremos los enfoques y procesos de comunicación organizacional. Finalmente, discutiremos el proceso de comunicación por correo electrónico.

Tabla de contenido

• 1 Componentes de la comunicación
  • 1.1 Contexto
  • 1.2 Remitente / Codificador
  • 1.3 Mensaje
  • 1.4 Medio
  • 1.5 Receptor (decodificador)
  • 1.6 Comentarios
• 2 Modelo de proceso de comunicación
  • 2.1 Cinco pasos básicos en el modelo de proceso de comunicación
• 3 Enfoques y procesos de comunicación organizacional
  • 3.1 Proceso de comunicación por correo electrónico
  • 3.2 Mantenga su correo electrónico conciso
• 4. Conclusión
  • 4.1 Publicaciones relacionadas

Componentes de la comunicación

La comunicación es un proceso de intercambio de mensajes verbales y no verbales. Podemos identificar la comunicación definiendo sus componentes de la siguiente manera:

Contexto

El contexto es el entorno en el que tiene lugar la comunicación e incluye la organización, la cultura y la comunidad. Además, los estímulos externos, como reuniones, conversaciones casuales, correos electrónicos, memorandos, etc. y estímulos internos como opiniones y emociones, influyen en el contexto. Solo cuando uno considera todos los aspectos del contexto puede comunicarse de manera efectiva.

Remitente / codificador

El remitente utiliza una combinación de palabras, símbolos, gráficos e imágenes para comunicarse. El hablante es el codificador en la comunicación oral y el escritor es el codificador en la comunicación escrita.

Mensaje

La información intercambiada entre el remitente y el receptor crea un mensaje, ya sea intencional o no. El remitente del mensaje debe considerar el contexto para que el mensaje sea comprensible. Además, el mensaje debe contener un lenguaje claro, con las definiciones, ejemplos o gráficos necesarios para asegurar su comprensión.

Medio

El medio, el canal a través del cual se envía el mensaje, puede ser electrónico, sonoro o impreso. La elección de un medio está influenciada por:

• La relación entre el remitente y el receptor
• La naturaleza del mensaje

Utilice un medio oral cuando su mensaje sea urgente, personal o cuando desee una retroalimentación inmediata. Utilice un medio escrito cuando sea técnico, formal o deba documentarse.

Receptor (decodificador)

El oyente o lector de la comunicación interpreta el mensaje. El receptor está influenciado por el contexto, así como por los estímulos externos e internos. Si el receptor tiene opiniones sesgadas o conceptos erróneos, es posible que el mensaje no se reciba correctamente. La actitud y la personalidad también influyen en el receptor.

Realimentación

La retroalimentación es la respuesta del receptor, su reacción a la comunicación. El silencio puede ser una forma de retroalimentación, o el receptor puede responder oralmente o por escrito. Los comentarios se utilizan para confirmar que se entendió el mensaje y que se tomaron las medidas necesarias.

Todos los componentes deben trabajar juntos de manera efectiva para que el proceso de comunicación sea completo y transmita el mensaje deseado.

Modelo de proceso de comunicación

El proceso de comunicación se refiere al intercambio de información (un mensaje) entre dos o más personas. Para que este intercambio sea exitoso, ambas partes deben tener la capacidad de intercambiar información y comprenderse mutuamente. La comunicación falla si el flujo de información está bloqueado por alguna razón o si quienes intentan comunicarse no pueden hacerse entender. Para comprender qué es la comunicación, su propósito y valor, debemos comprender el modelo del proceso de comunicación.

Cinco pasos básicos en el modelo de proceso de comunicación

Paso 1 Establezca sus objetivos antes de entablar una comunicación o comenzar a transmitir un mensaje.

• ¿Cuál es / son el (los) objetivo (s)?
• ¿Qué acción desea que tome la persona que recibe el mensaje, una vez que lo entienda?
• ¿Por qué es importante el mensaje?

Paso 2 Identifique a los receptores (la audiencia objetivo) de su comunicación.

• Hace posible adaptar su mensaje para una comprensión óptima.
• Le permite apuntar a aquellos apropiados para recibir su mensaje.

Paso 3 Elija su método de comunicación.

• Base su elección en lo que está tratando de lograr.
• Considere el nivel de habilidad del receptor (es).
• Elija un formulario adecuado, es decir, teléfono, correo electrónico, presentación en power point, etc.

Paso 4 Considere su receptor (s).

• El nivel de competencia y comprensión de su receptor (es).
• Cómo aprenden y reciben mejor la información, es decir, visual, verbalmente, etc.
• Combine métodos de comunicación para satisfacer las necesidades de todos los receptores, es decir, folletos con explicaciones verbales.

Paso # 5 Adapte su comunicación a los comentarios recibidos.

• Busque un consenso de entendimiento
• Cambie su mensaje, tipo de comunicación, estilo, tono, etc. a medida que reciba comentarios.

El proceso de comunicación puede verse afectado por la forma en que se transmite, recibe e interpreta la información de dos maneras:

• ruido . Cualquier tipo de interferencia que afecte al mensaje que se envía, recibe o comprende.
• Ruido fisiológico. Distracción causada por cómo pensamos y sentimos, es decir, fatiga, dolores de cabeza, hambre u otros factores.
• Ruido físico . Interferencia ambiental, como ruido producido por otras personas, multitudes, temperaturas altas o bajas e iluminación brillante o tenue.
• Ruido psicológico . El sentimiento y la personalidad de uno afectan la eficacia de la comunicación y la interpretación, es decir, sentimientos defensivos, preocupación o prejuicio.
• Ruido semántico . Las palabras deben entenderse mutuamente para que se produzca la comunicación. El lenguaje técnico o la jerga pueden causar confusión.
• Contexto . El entorno y la situación (física, cultural o social) en la que tiene lugar la comunicación pueden afectar el intercambio de información exitoso.

El modelo de proceso de comunicación nos ayuda a definir quién está involucrado en la comunicación y qué debe ocurrir. Es un marco sobre el cual podemos construir una comunicación individual y organizacional exitosa.

Enfoques y procesos de comunicación organizacional

Aunque existen muchas definiciones de comunicación organizacional, para nuestros propósitos definiremos la comunicación organizacional como enviar y recibir mensajes en un entorno o ambiente (organización) particular para lograr metas individuales comunes entre personas interrelacionadas.

El proceso de comunicación organizacional implica el envío y recepción de mensajes por escrito (no verbalmente) o en persona (verbalmente). Gran parte de la comunicación organizacional implica transmitir información. Sin embargo, la comunicación más compleja, como la resolución de conflictos, requiere la capacidad de procesar el significado y negociar utilizando las reglas de la organización.

Ya sea que la comunicación se considere simple o más compleja, para que se produzca la comprensión, el mensaje debe ser claro, conciso y evitar el lenguaje de marginación política o cultural. Las organizaciones deben modelar habilidades de comunicación efectivas en:

• Entrevistando
• Creando relaciones laborales positivas
• Evaluaciones de desempeño
• La resolución de conflictos
• Toma de decisiones
• Manejo del estrés
• Socialización organizacional
• Presentaciones individuales y grupales
• Comunicarse con públicos externos

La comunicación organizacional depende del contexto y la cultura, ya que las personas transmiten mensajes e información por escrito, electrónicamente y cara a cara. La naturaleza y función (contexto) de la organización afecta la comunicación. Además, cada organización tiene su propia cultura única. Para que la comunicación sea exitosa dentro de la organización, tanto el contexto como la cultura deben coincidir y trabajar juntos.

La comunicación organizacional construye relaciones internamente con los miembros de la organización y con el público externo. El éxito de una organización depende de la capacidad de sus miembros para comunicarse de manera eficaz. Los empleados necesitan la capacidad de ser hábiles en la presentación pública, la escucha y la comunicación interpersonal para comunicarse con éxito en una organización. Una organización exitosa proporcionará capacitación para asegurar el éxito de sus empleados.

La comunicación organizacional beneficia a las organizaciones de varias maneras:

• Aclimatar al personal a los cambios
• Completar tareas de procedimientos, políticas y regulaciones que respaldan las operaciones diarias continuas.
• Realizar tareas relacionadas con roles y responsabilidades específicos de ventas, servicios y producción.
• Desarrollar relaciones para una comunicación exitosa considerando la satisfacción laboral, la moral y las actitudes individuales.
• Planificar, coordinar y controlar las operaciones de gestión.

Es importante comprender los enfoques y procesos de comunicación organizacional para desarrollar y perfeccionar la comunicación de los empleados. Cada organización debe definir su propio enfoque para una comunicación eficaz, definiendo los procesos que implementarán para mejorar la comunicación tanto interna como externa.

Las organizaciones deben tener comunicadores competentes para operaciones diarias exitosas. Desde el sitio web de la empresa, pasando por el manual del empleado, hasta una entrevista de terminación, todos los aspectos de la comunicación en una organización deben trabajar juntos para comunicar la intención, la cultura y los compromisos de la organización tanto al personal interno como externo.

Proceso de comunicación por correo electrónico

El correo electrónico es la elección que muchos hacen como medio a través del cual enviar un mensaje. Aunque es rápido y relativamente fácil de usar, uno debe asegurarse de que comprendan el proceso y el propósito de la comunicación por correo electrónico para poder usarlo de manera efectiva.

Hay cinco componentes de la comunicación por correo electrónico:

# 1 El remitente

La comunicación por correo electrónico exitosa requiere que el remitente (también llamado fuente o comunicador) codifique el mensaje con una combinación de gráficos, símbolos, palabras e imágenes para lograr la respuesta deseada.

# 2 El receptor

El receptor (intérprete) comprende el mensaje de correo electrónico del remitente al decodificarlo e interpretarlo.

# 3 El mensaje

El mensaje o contenido del correo electrónico es la información que el remitente desea transmitir al destinatario.

# 4 El medio

El medio, también llamado canal, es el medio que uno elige para transmitir el mensaje. Con el correo electrónico, el medio es la computadora o el teléfono celular.

# 5 Comentarios

Una vez que el correo electrónico se ha transmitido, recibido y comprendido con éxito, cualquier respuesta que indique comprensión del receptor, ya sea verbal o escrita, se considera retroalimentación. La retroalimentación nos ayuda a determinar si hemos logrado nuestro propósito.

El correo electrónico facilita la comunicación con otras personas en cualquier momento y lugar, especialmente con la llegada del teléfono inteligente. Además, el receptor tiene la capacidad de responder de inmediato. Sin embargo, junto con los beneficios de este método de comunicación, surgen algunos problemas. Debemos recordar que el correo electrónico es una herramienta de comunicación y no permitir que impulse nuestras acciones, sino utilizarlo para lograr nuestros objetivos de comunicación. Para hacer esto:

Mantenga su correo electrónico conciso

La gente espera que la comunicación por correo electrónico sea directa y al grano. Las primeras líneas deben transmitir la intención de su correo electrónico y dejarle saber a su destinatario si es necesario una respuesta, ya que muchos sistemas permiten que el destinatario lea el comienzo de un correo electrónico antes de abrirlo.

• Ser profesional. No importa a quién se dirija su correo electrónico (su jefe, el gerente de contratación o un compañero de trabajo), su contenido debe ser profesional en su contenido y composición. No utilice jerga de mensajes de texto, caras sonrientes, fuentes confusas o gráficos que no formen parte de la conversación. Si lo hace, es menos probable que su contenido sea leído y tomado en serio.
• Ser cortés. Nunca comience su correo electrónico con un comando, sino use un saludo, como 'Hola' y el nombre del destinatario. Evite usar todas las letras mayúsculas o signos de exclamación, ya que transmite gritos. Cierre su correo electrónico con un 'Gracias', seguido de su nombre.
• No permita que el correo electrónico reemplace la comunicación cara a cara. Algunas conversaciones funcionan mejor en persona. No utilice el correo electrónico para evitar la comunicación cara a cara. Si el correo electrónico no es la mejor opción para comunicarse, elija un método alternativo. Para ser eficaz, la comunicación por correo electrónico debe ser clara, concisa y comprensible. El siguiente proceso de comunicación por correo electrónico ayuda a garantizar que su correo electrónico sea una herramienta de comunicación eficaz.
• Defina el propósito de su correo electrónico. Hacerlo le ayudará a decidir si debería molestarse en enviar el mensaje. Asegúrese de que su propósito esté claramente establecido en el primer párrafo.
• Determine qué acción desea que tome el receptor del correo electrónico
• Completa una tarea es decir, llamar a alguien o pedir algo.
• Responde con la información solicitada.
• Lea el correo electrónico, sin necesidad de respuesta.
• Decida si necesita información de apoyo. Identifique y adjunte toda la documentación o información de apoyo.
• Utilice la línea de asunto para resumir la intención de su mensaje. Complete la línea de asunto después de redactar el correo electrónico. Asegúrese de que el contenido de su mensaje esté resumido, ya que esto anima al receptor a abrir y responder a su mensaje.

La comunicación por correo electrónico juega un papel importante en la vida laboral diaria, enriqueciendo y facilitando los negocios con la capacidad de intercambiar información independientemente del lugar y la hora. Sin embargo, los empleados se quejan con frecuencia del gran volumen de correos electrónicos que reciben y sobre los que deben actuar. Además, la capacidad de usar el correo electrónico en cualquier momento significa que los empleados frecuentemente tienen tiempo fuera del trabajo interrumpido por correos electrónicos organizacionales. Los empleados necesitan un sentido de control personal para evitar el estrés relacionado con el trabajo y esto se extiende a la capacidad de uno para recibir y responder correos electrónicos cuando sea apropiado.

Conclusión

La comunicación es un proceso de transmisión y recepción de mensajes, tanto verbales como no verbales. Dado que la comunicación efectiva es un diálogo, no un monólogo, solo es efectiva si trae la respuesta deseada del receptor. Para ser un comunicador exitoso, uno debe transmitir adecuadamente la información, los pensamientos y los sentimientos de manera que motive, enseñe e informe a los demás. Uno debe elegir el mejor medio, conocer al destinatario y utilizar la retroalimentación para monitorear la efectividad de la comunicación y modificarla en consecuencia. El uso de la información y las herramientas de este artículo puede ayudar a comprender y utilizar el proceso de comunicación para ser un comunicador eficaz.